Conservare le versioni approvate dei contenuti: guida

Per ritrovare anche dopo mesi il file da pubblicare, assegnate un ID al contenuto e numerate le revisioni. Conservate ogni versione collegandola alla conferma che approva proprio quel file e al canale previsto.

Dare un'identità a ogni consegna

Un sistema di controllo versioni può essere un software, come Dropbox, oppure un insieme di regole applicate a una struttura di cartelle. Scegliete un archivio accessibile al team e conservate le versioni precedenti senza sostituirle con quelle nuove.

Usate uno schema ripetibile, per esempio IDcontenuto_revN_formato_stato: N identifica la revisione e il nome distingue formati come reel, story e pagina prodotto. Salvate insieme al file anche didascalia, sottotitoli, formato e data della consegna.

Nel registro create una riga per ogni versione, con ID del contenuto, nome del file, revisione, formato o canale, esito, nome di chi approva, data e collegamento alla prova della conferma. In questo modo il record identifica il file esatto, non soltanto il progetto.

Conservate anche l’elenco degli elementi esterni, come musica o immagini di terzi, e le verifiche svolte. Il diritto del creator sul proprio contributo non chiarisce automaticamente quello relativo a ogni elemento incorporato.

Distinguere revisione e variante

Quando arriva l’approvazione, registrate la revisione esatta, chi ha approvato, la data e il canale, e collegate al record la prova della conferma. Una conferma su una bozza non va applicata in silenzio a un montaggio successivo con nuove affermazioni o un prodotto diverso.

Una correzione di un refuso genera una nuova revisione dello stesso contenuto; un taglio per un annuncio può essere una variante da sottoporre a una propria approvazione. Collegate originale e derivati nell’archivio, così il team può individuare quali file corrispondono a ciascuna conferma.

La semplice archiviazione elettronica è distinta dalla conservazione a norma, che riguarda specifiche tipologie di documenti. Se serve conservare una prova con valore legale nel tempo, verificate l’applicabilità del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e delle Linee guida AgID: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sono caratteristiche indicate per la conservazione, insieme all’uso di formati standard.

Fate infine una prova di ricerca dopo alcuni mesi: partite dall’ID e controllate di trovare il file approvato, il canale e la conferma collegata. Se una persona nuova del team ricostruisce il collegamento senza interpretare messaggi sparsi, l’archivio è consultabile.